"Het is het enige EPD dat écht klaar is voor de toekomst van de fysiotherapie!"
Fysiomanager wil blijven leren van de bevindingen, opmerkingen en feedback van onze gebruikers. Daarom interviewen we regelmatig therapeuten die met onze software werken. We vragen ze naar hun bevindingen: wat doen we goed, wat kan er beter, wat zit ze dwars of waarin blinken we juist uit? In maart 2018 spraken we uitgebreid met Michiel Boerendonk (links op de foto). Hij is samen met Menno Werrie eigenaar van FyZie in Amersfoort.
FyZie is een bruisende fysiotherapiepraktijk met vijf vestigingen en 40 therapeuten. Professionaliteit, aandacht voor de patiënt en innovatie is wat deze praktijk dagelijks nastreeft. Bijna alle specialismen zijn in huis: van fysiotherapie, ergotherapie, manueel therapie tot meer gespecialiseerde dienstverlening als shockwave en oedeemtherapie. De praktijk is in maart 2017 overgestapt op de software van Fysiomanager.
Een jaar geleden stapte je over op Fysiomanager; weet je nog hoe je destijds in contact bent gekomen met Fysiomanager?
Fysiomanager is natuurlijk één van de bekende EPD-pakketten. We hebben ons ook uitgebreid georiënteerd bij Intramed en FysioRoadmap. Daar waren we klant maar de dienstverlening was niet goed genoeg en werd niet beter. Al snel raakten we gecharmeerd en overtuigd van de slimheid, overzichtelijkheid en logica van Fysiomanager.
Kun je zeggen wat de sterke punten van het programma zijn; wat komt er in je op?
Het is het enige EPD dat ik ken dat echt klaar is voor de toekomst van de fysiotherapie. Om een voorbeeld te noemen: de management informatie is precies wat ik nodig heb; de gegevens uit het dashboard gebruik ik één-op-één in de presentaties aan mijn medewerkers. Daarnaast is het pakket is ook snel, doordat het web-based, “In the cloud” is.
De “online plannen”-optie is ook een hele mooie tool. Zodra nieuwe klanten de eerste afspraak plannen staat deze direct in de agenda. Vroeger moesten we alles overnemen uit een mailtje en zelf in de agenda zetten, met kans op fouten. Doordat de nieuwe klant ook zijn of haar BSN invult, staat onze patiëntenkaart al behoorlijk ver ingevuld! Naast manager ben ik vooral ook manueel therapeut. Dus werk ik dagelijks met de agendafunctie en de behandelplannen. De protocollen vind ik goed ik elkaar zitten: ze zijn daarnaast gemakkelijk naar eigen inzicht aan te passen. Hierin heb ik ook meer vrijheid dan in m’n vorige pakket; daar kon ik alleen opties aanvinken, in Fysiomanager heb ik veel ruimte voor vrije teksten. In de praktijk is dat erg handig.
Fysiomanager is het enige pakket met een koppeling met ZorgDomein; is dat ook belangrijk voor jou?
In eerste instantie dacht ik dat dit niet zo spectaculair zou zijn. Maar nu pas merk ik als gebruiker wat het me zakelijk brengt. Onze praktijk staat op een goede en efficiënte manier in de etalage bij verwijzers: dit levert me echt klanten op! De klanten die worden doorverwezen kan ik ook nog eens optimaal bedienen. Bij wijze van spreken hebben wij ze al gebeld voor een afspraak, voordat ze weten dat ze door hun huisarts naar ons zijn doorverwezen. Erg klantvriendelijk! De verwijsinformatie is bovendien in alle gevallen leesbaar: géén dokterslatijn meer te ontcijferen, gewoon heldere communicatie, we kunnen gelijk aan de patiënt en de klachten aan de slag.
Graag horen we je mening over de servicedesk. Heb je daar al contact mee gehad?
Ook Peter vind ik top: hij bouwde speciaal voor onze praktijk een tailormade uitzondering op de module Management. Ik vind de servicedesk van Fysiomanager over hele deskundige mensen beschikken: ze snappen het vak, Peter is zelf therapeut, dat merk je. En als ze iets niet weten dan duiken ze erin; er komt gegarandeerd een oplossing.
Fysiomanager verstuurt regelmatig serviceberichten en documentatie; de interne berichtenservice, via een toetertje of via pop-up scherm. Wat vind je hiervan?
Ja goed! De communicatie is helder, makkelijk te begrijpen en zeker niet storend. De lengte van de berichten vind ik ook prima.
Ongetwijfeld zijn er ook minder sterke punten. Welke zijn dit?
Kijk, het is natuurlijk altijd wennen: een nieuw EPD raakt het hart van de organisatie. Het wennen aan Fysiomanager ging eigenlijk heel snel en vanzelf. Dus eigenlijk kan ik dat niet als minpunt naar voren brengen, eerder nog als pluspunt. Echte problemen hebben we niet gekend. Het enige dat ik nog mis is een app, maar ik begrijp dat deze bijna klaar is. Ik vind een app 100% van deze tijd en die moeten we gewoon hebben; een app die bijvoorbeeld mijn patiënten tijdig een reminder voor een afspraak stuurt. Dat gaat het aantal no-shows zeker terugdringen.
Is er nog iets dat aan Fysiomanager te verbeteren valt?
Iets te verbeteren is er altijd: het mooi zou het zijn dat bij elke pagina waar dit relevant is, de knop “opslaan” altijd in hetzelfde formaat en kleurstelling is. En dat de knop altijd op dezelfde positie staat en niet uit het beeld scrolt. In de agenda mis ik ook iets: als ik alleen de managers bij elkaar wil roepen dan wil ik ze in één keer kunnen selecteren en per mail uitnodigen. En dan hoeft de afspraak ook geen standaard afsprakenslot van een half uur te hebben. Als ik zie hoe slim het pakket in elkaar zit, moet dit voor de programmeurs van Fysiomanager toch relatief makkelijk te programmeren zijn?
Ooit werkte je mee aan een Tv-uitzending van Eén Vandaag, met als onderwerp de enorme administratieve lasten die een fysiotherapeut vandaag de dag heeft. Wat vind je van Fysiomanager vanuit het perspectief “verlichting van administratieve lasten”?
Ik ga hier niet zeggen dat ik daarom gekozen heb voor Fysiomanager. Maar het is absoluut een punt van aandacht geweest. Wij willen behandelen, niet administreren! Dus alles wat meehelpt om zo weinig mogelijk bezig te zijn met niet-behandeltaken, scoort in mijn ogen hoog. Fysiomanager neemt me veel werk en administratie uit handen, het is logisch opgebouwd en ik hoef niet zoveel te klikken als in mijn oude EPD. Nogmaals wil ik hier de “online plannen”-tool noemen. Doordat de BSN wordt ingevuld komt er al zoveel klantinformatie mee, dat je bijna direct de vraag kunt stellen “wat mankeert u” i.p.v. eerst de hele doopceel te moeten lichten en alle patiëntgegevens te moeten invullen.
Wij hebben ook gekozen voor de koppeling met Easy Office Online, bellen via de Cloud, gekoppeld aan onze patiëntenkaart. Geweldig! Zodra er iemand belt staat de patiëntenkaart al in het scherm. Wanneer je zoals wij vijf vestigingen hebt, dan heb je ook meerdere patiënten die meneer De Jong heten: het systeem weet precies welke meneer De Jong met ons belt. Dat is efficiënt, handig maar vooral heel persoonlijk en klantvriendelijk!
Hoe ervaar je de prijs van Fysiomanager?
“Eerlijk“ vind ik een woord dat de prijsstelling het best omschrijft.Wij hebben 40 therapeuten die allemaal individueel moeten kunnen inloggen. Het mooie van Fysiomanager is dat deze therapeuten inderdaad allemaal een eigen inlog hebben, terwijl wij alleen betalen zodra ze daadwerkelijk met het systeem werken. Wanneer therapeuten alleen maar zijn ingelogd loopt “de meter” nog niet. Zo hoort het! Overigens is de prijsstelling niet doorslaggevend geweest. Het belangrijkste was en is nog steeds: een foutloos systeem, dat logisch werkt. Met daarachter een organisatie die meedenkt en snapt hoe het werkt in de behandelkamer en achter het bureau van de praktijkmanager.
Innovatie is voor jouw praktijk belangrijk: ervaar je Fysiomanager als een innovatief product en zou je het wel of niet aanbevelen aan andere therapeuten?
In beide gevallen zou ik willen antwoorden met: ja, 100%. Fysiomanager is in mijn ogen het enige EPD dat het vak snapt en ziet wat er allemaal op ons afkomt. Ik zou het pakket dus zonder enige twijfel aanbevelen aan anderen. Sterker nog, dat doen we al!