Overstappen naar Fysiomanager is zeer laagdrempelig en kan op elk moment, zonder enig risico
De contracten van paramedische praktijksoftwarepakketten worden vaak per kalenderjaar afgesloten: het nieuwe contract wordt stilzwijgend verlengd en gaat op 1 januari voor minimaal één jaar opnieuw in. Een opzegging van het contract dient meestal al vóór 1 oktober in het lopende contractjaar te worden geregeld. Veel paramedische praktijken kijken op tegen het overstappen naar nieuwe praktijk-software. Onterecht zo blijkt.
Theo Polman van marketingbureau C3Advies, sprak begin september met Rick Boonman, accountmanager bij Fysiomanager. Theo Polman spreekt regelmatig therapeuten; ze vertelden hem dat ze huiverig zijn om over te stappen op andere praktijksoftware. Rick Boonman: “Ik ben dagelijks bij therapeuten en ook ik hoor die geluiden. Maar overstappen naar Fysiomanager is zeer laagdrempelig en kan op elk moment, zonder enig risico!”.
Rick, je begint gelijk met een stevige uitspraak: overstappen naar Fysiomanager is zeer laagdrempelig en kan op elk moment, zonder enig risico”. Is het echt zo eenvoudig?
Ja, het is heel eenvoudig. Doorgaans hebben we praktijken binnen een week geheel overgezet op onze praktijksoftware. De specialisten van Fysiomanager zetten dan alles over vanuit het oude pakket naar ons pakket. Bijvoorbeeld alle patiëntgegevens en dossiers. Zonder dat de praktijk het in de gaten heeft staan ze al klaar in de nieuwe Fysiomanager-omgeving
Een nieuw EPD betekent dat alle collega’s eraan zullen moeten wennen. Hoelang duurt het gemiddeld voordat een praktijk helemaal aan een pakket gewend is geraakt?
Deze vraag wordt mij ook vaak gesteld. Natuurlijk is dat afhankelijk van het team, maar dat is misschien een beetje een flauw antwoord. Ik ken praktijken die op ons pakket overstapten en die binnen drie maanden volledig gewend waren. Sterker nog, ze zouden niet eens meer anders weten. Fysiomanager staat bekend om haar gemak en gebruikersvriendelijkheid. Daarnaast halen we hoge scores op klanttevredenheid als het gaat om onze servicedesk. Op onze website staan veel referenties van en interviews met klanten die dit bevestigen.
Waarom is overstappen juist nu zo belangrijk?
Softwarepakketten hebben vaak contracten die lopen 1 januari t/m 31 december, per kalenderjaar dus. En dan hanteren ze ook nog een opzegtermijn van drie maanden. Dit betekent dat praktijken die willen overstappen, vaak al vóór 1 oktober hun contract moeten opzeggen. Voor die gebruikers is september dé overstapmaand! Wij geven die gebruikers altijd het advies om hun contract sowieso vóór 1 oktober pro forma op te zeggen. Wordt er dan alsnog besloten bij het huidige pakket te blijven, kan het huidige contract gewoon doorlopen. Er is dus geen enkel risico om het contract nu al pro forma op te zeggen.
Er zijn toch ook softwarecontracten die niet per kalenderjaar zijn afgesloten? Is dit mogelijk per beroepsgroep anders?
Klopt: er zijn ook een aantal aanbieders van praktijksoftware waarbij de contracten niet per kalenderjaar worden afgesloten. Zo is Fysiomanager een pakket dat je wel per jaar afsluit, maar de klant bepaalt zelf wanneer het contract zou moeten ingaan. Het contract wordt na het eerste jaar, steeds met 1 jaar verlengd, de opzegtermijn is hierbij 2 maanden voor einde contractduur. Bij Fysiomanager is dat ook niet afhankelijk van de beroepsgroep. Vrijwel alle paramedische beroepsgroepen kunnen met ons pakket werken en alle contracten zijn hetzelfde qua opbouw en voorwaarden.
Welke informatie zetten jullie nog meer over? In denk bijvoorbeeld aan informatie over meerdere therapeuten, patiëntgegevens, speciale behandelplannen?
Wij zetten alle denkbare informatie over: therapeuten, locaties en patiëntgegevens. Indien het huidige EPD-systeem van de praktijk een exportbestand kan aanmaken, dan zetten we zelfs de patiëntdossiers over. Natuurlijk worden ook alle behandelplannen en contracten met zorgverzekeraars overgezet.
Overstappen op jullie pakket klinkt eenvoudig. Toch spreek ik regelmatig therapeuten die huiverig zijn. Heb jij hier een verklaring voor?
Ja, die heb ik. Ik kom dagelijks bij alle soorten beroepsgroepen over de vloer. De angst om over te stappen, “de beren op de weg” herken ik. De reden dat men huiverig is heeft alles te maken met het feit dat een EPD- en administratiesysteem het hart van elke praktijk is. Dan denk je, terecht, wel twee keer na voordat je overstapt op een ander pakket. Daar komt nog bij dat therapeuten zich vooral willen bezighouden met behandelen; alles eromheen wordt als rompslomp gezien. Wanneer een EPD dan eenmaal is aangeschaft, staat overstappen niet hoog op de prioriteitenlijst. Ook al bevalt het huidige pakket eigenlijk maar gemiddeld!
Hoe kunnen praktijken zelf ervaren of Fysiomanager bij hun praktijk past?
We snappen dat praktijken niet zomaar overstappen: dus geven wij uitgebreide en geheel vrijblijvende demonstraties. Dat kan online, dat kan op de praktijk. We laten gebruikers nooit aan hun lot over, ook niet de praktijken die in de oriëntatiefase zitten. Indien praktijken ons pakket zelf willen uitproberen, dan kunnen we ook een proefpakket aanleveren. Vaak komen nieuwe gebruikers bij ons binnen via bestaande klanten. Ik wil nog even kwijt dat dit voor de bestaande gebruikers heel aantrekkelijk is: Onze “Tell-A-Friend”-bonus, die wordt uitgekeerd bij het aanbrengen van een nieuwe klant, kan mooi oplopen!
Dit bedrag wordt verrekend met de maandlasten van de aanbrenger, dat is snel verdiend!
Rick, aan jou het laatste woord...
Dank je wel. Ik geloof dat het belangrijkste wel gezegd is. Ik wijs nogmaals op de datum van 1 oktober: praktijken met een contract per kalenderjaar zouden nu alvast hun huidige contract pro forma moeten opzeggen. Dat maakt de handen vrij om indien gewenst daadwerkelijk over te stappen. Het zou jammer zijn als de opzegtermijn wordt overschreden, terwijl ze wel zouden willen overstappen. Voor die groep praktijken zeg ik het nog éénmaal: september is dé overstapmaand!