Op deze pagina vind je een overzicht van de meest gestelde vragen over Fysiomanager. We hebben de vragen in verschillende onderwerpen onderverdeelt zodat alle vragen over 1 onderwerp bij elkaar staan.
Staat je vraag er niet tussen? Neem dan contact op met ons serviceteam: zij helpen je graag verder!
Werken vanuit de agenda
In onze software voor therapeuten zie je alle geselecteerde agenda’s van je collega’s overzichtelijk naast elkaar op je scherm. Makkelijk wanneer je een vergadering wilt inplannen. Of wilt zien welke collega op dinsdagochtend plek heeft voor een schouderpatiënt.
Absoluut; mocht je onze standaard lay-out niet prettig vinden dan kun je deze zelf aanpassen naar je eigen smaak. Lukt dit niet? Dan helpen we je graag!
In jouw privé agenda staat alleen wanneer en wat voor behandelingen je hebt staan. Dus geen namen of andere gegevens. Wel zo veilig!
We zijn niet voor niets NEN 7510 en ISO/IEC 27001 gecertificeerd ☺️
Op dit moment kun je je afspraken nog niet verslepen in je agenda. Het verplaatsen van een afspraak doe je eenvoudig door het behandelmoment te openen en via daar de tijd (en datum) aan te passen.
In de herfst van 2026 verwachten wij te gaan werken met een nieuwe agenda. Hierin zal het verplaatsen van een afspraak eenvoudiger gaan werken.
In de agenda notificaties, voor de e-mailbevestiging en -herinnering, kun je vermelden dat de behandeling in de praktijk of bij de patiënt aan huis zal plaatsvinden. Hiervoor heb je 2 opties, die je kunt instellen via Hoofdmenu – Agenda notificaties – Sjablonen beheren:
1. Gebruik de functie ‘taggen’. Je kan zinnen toevoegen aan het sjabloon, zoals ‘De behandeling zal bij u aan huis plaatsvinden’. Deze zin kun je taggen waardoor.je de zin ‘voorwaardelijk’ maakt; de zin zal alleen in de e-mail worden gezet wanneer het daadwerkelijk een Aan huis zitting betreft.
2. Het is ook mogelijk om in dezelfde sjablonen het behandeltype toe te voegen. Je kunt hiervoor een link plaatsen in het sjabloon met behulp van de + knop, zodat Fysiomanager het juiste behandeltype in de uiteindelijke e-mail zet.
Zodra er een rood vlaggetje in jouw agenda komt te staan, betekent het dat er iets niet goed staat. Dit kun je in bijna alle gevallen binnen 2 klikken oplossen. Is jouw scherm weer vrij van rode vlaggetjes!
Onze EPD software
Updates van onze elektronisch patiëntendossier software gebeuren automatisch, maximaal 1 keer per maand. Hierdoor werkt iedereen altijd met dezelfde versie.
Zolang je een apparaat met internetconnectie gebruikt, heb je toegang tot alle onderdelen van onze EPD software.
Van de vragenlijsten, de behandelplannen en procedures kun je de nieuwste versies vinden in de Centrale bibliotheek. De door Fysiomanager gemaakte formulieren en protocollen zijn altijd up-to-date.
Met name voor de PSK, de klinimetrie en de metingen is het van belang om alleen met versies 3.0 of hoger te werken, zodat je met de meest recente versie werkt.
Alleen bij het onderdeel Standaard behandelplan is de Centrale bibliotheek achter de Menu-knop geplaatst, bij de andere onderdelen bij Procedures staat het tabblad Centrale bibliotheek direct in beeld.
Ja, daar is onze fysio software uitermate geschikt voor. Je kunt namelijk met verschillende disciplines in 1 dossier werken. Zo zie je in 1 oogopslag bijvoorbeeld wie welke afspraak met de patiënt gemaakt heeft.
En omdat onze EPD software geschikt is voor vrijwel alle eerstelijns paramedische therapeuten betekent dit ook dat je als fysiotherapeut samen met de logopedist, diëtist of huidtherapeut in 1 dossier kunt werken.
Het is mogelijk om van alle collega’s de percentages van de kwaliteitsmonitoren terug te vinden, om zo bij te houden of de dossiers voldoende worden ingevuld. Via Hoofdmenu – Kwaliteitsmonitoren – Procedures kun je een periode instellen, om vervolgens met dubbelklikken steeds verder in te zoomen op de getoonde regels (Audit / LD / Praktijken / Medewerkers / Patiënten).
Wanneer je in het overzicht van een patiënt staat, heb je bovendien de mogelijkheid om de procedure en / of het dashboard te openen om het dossier verder in te vullen. De beheerder kan via het rechtenbeheer instellen of therapeuten ook de percentages mogen zien van de andere collega’s, of dat ze alleen hun eigen percentages mogen zien.
In het dashboard is het mogelijk om naast een journaal bij een behandeling (BJ) en een los journaal (J) ook een (werk)aantekening te maken (W). Deze werkaantekening is een persoonlijke notitie, die alleen zichtbaar is voor de therapeut die de notitie heeft gemaakt.
De werkaantekening is te maken via de Menu-knop en heeft één tekstveld om in te typen. De werkaantekening wordt in het dashboard in de tijdlijn geplaatst.
Journaals vlaggen als bijzonder
Wanneer u in een journaal iets noteert wat u op een later moment makkelijk en snel terug wilt kunnen vinden, dan heeft u de mogelijkheid om een journaal te ‘vlaggen’. Met dit vlaggen maakt u het journaal bijzonder, de BJ of de J krijgt hiermee een gloed om het bolletje.
Bovenin het dashboard kunt u bovendien op de ‘vlagknop’ klikken, om de gevlagde, bijzondere journaals te filteren in het dashboard.
De afspraakbevestiging in onze software is zo in te stellen dat deze op maat wordt gemaakt. Wanneer er is gekozen voor een zitting aan huis, zal de afspraakbevestiging ook benoemen dat de behandeling thuis plaatsvindt. Kies je voor een zitting in de praktijk, wordt er duidelijk bevestigt dat de patiënt op de praktijk wordt verwacht. Bovendien: bij elke afspraakbevestiging zit een bijlage met daarin de details van de afspraak. Wanneer de ontvanger deze opent, staat de afspraak direct in zijn of haar agenda. En er zijn nog meer instellingen om de afspraakbevestiging volledig op maat te maken: dit alles zorgt ervoor dat Fysiomanager-gebruikers nauwelijks “no-shows” hebben.
Wanneer er een nieuwe therapeut in de praktijk start, kan er heel gemakkelijk een eigen Fysiomanager-account worden aangemaakt. Dit is heel handig te doen: een account van een reeds bestaande gebruiker kan namelijk heel eenvoudig worden gekopieerd. Alleen de afwijkende gegevens hoeven dan nog te worden veranderd, alle overige instellingen (het merendeel) staan gelijk goed. Handig, typisch Fysiomanager!
Het is al enige tijd mogelijk om particuliere en bedrijfsfacturen te versturen via e-mail. Deze functie is aan te zetten via Hoofdmenu – Administratie – Administratie instellingen. Door te dubbelklikken op de naam van de administratie, kun je Ja aanvinken bij ‘Facturen via e-mail versturen’.
Via Hoofdmenu – Correspondentie – Factuur mail sjabloon is het sjabloon van de e-mail te beheren.
Verder is het ook mogelijk om een koppeling te maken met Mollie, waarmee je de patiënt de mogelijkheid geeft om de factuur te betalen via iDEAL/Wero. Je kunt een gratis account afsluiten bij Mollie en vervolgens de koppeling tussen Fysiomanager en Mollie maken via Hoofdmenu – Modules – Online betalen.
Wij vinden het belangrijk dat jij als therapeut zoveel mogelijk tijd voor zorg overhoudt. Om dit te garanderen bieden wij een alles-in-één pakket aan. Zo ben jij altijd voorzien van alle mogelijkheden en de laatste technische snufjes zonder verborgen kosten.
Alleen zo kunnen wij garanderen dat jij écht meer tijd voor zorg overhoudt.
Wij bieden al jaren maar 1 alles-in-één EPD software pakket aan. Dit doen wij met een reden; de vele functies en handigheidjes besparen je tijd en dus geld.
Uit onze ervaring met andere Fysiomanager-gebruikers blijkt dan ook dat ze veel meer functies gebruiken dan ze in eerste instantie dachten.
Onze EPD software voor therapeuten is browserbased: ze is direct toegankelijk vanaf elk apparaat met een internetverbinding. Wanneer je storing op je desktop of laptop hebt, kun je verder werken op je telefoon of tablet of zelfs je navigatiescherm in je auto 😉
Overstappen naar Fysiomanager
Wij richten onze EPD software in naar jouw behoefte en praktijkvoering. Om dit optimaal te kunnen doen zijn wij 3 tot 4 maanden nodig, van tekenmoment tot startmoment. Daarna kun jij los als een echt Fysiomanager-pro!
Lees op onze overstappagina wat wij in de tussentijd voor je doen.
Standaard krijg je bij ons een jaarcontract. Na een jaar wordt dit steeds met 1 jaar verlengd.
De opzegtermijn is 2 maanden voor einde contractduur.
De opzegtermijn is 2 maanden voor einde van het contract.
Het tarief van onze EPD software wordt gebaseerd op een vast laag tarief en een variabel tarief. Dat werkt zo:
- Het vaste lage tarief wordt gebaseerd op het aantal fte dat werkzaam is in je praktijk;
- Het variabele tarief is gebaseerd op het aantal declarabele behandeluren van die maand.
Je kunt hierbij meerdere accounts aanvragen zonder extra kosten. Dus parttimers hoeven geen account meer te delen.
Ben je een solist dan betaal je voor één gebruiker.
Daarnaast hebben we aparte (lagere) tarieven voor administrateurs en receptionisten.
Zo betaal je nooit teveel.
Daar zijn geen extra kosten aan verbonden. Ons maakt het niet uit waar je praktijk staat. Of hoeveel praktijken je hebt. Of op hoeveel locaties je medewerker werkt. Je betaald gewoon een vast laag tarief + een tarief gebaseerd op het aantal declarabele behandeluren van die maand. Wel zo eerlijk.
De overstapperiode van tekenmoment tot startmoment hebben wij opgedeeld in 6 fases:
- intake
- aanleveren gegevens
- inrichten Fysiomanager
- instructie
- start
- hulp na de start
Weten wat deze fases precies inhouden? Lees hier meer over onze overstapservice.
Deze zetten wij voor je over naar jouw Fysiomanager omgeving. Dit gebeurt 100% veilig, zonder dataverlies.
Wij zetten therapeuten, locaties en patiëntgegevens over naar Fysiomanager. Mocht je huidige EPD software een export bestand uitgeven, dan kunnen wij ook alle dossiers overzetten.
Declareren en Factureren
Nee, facturen die betaald zijn door de verzekeraar of de patiënt worden direct verwerkt in je gekoppelde Twinfield boekhouding
Alle zittingen in de agenda worden automatisch doorgeboekt en in 1 keer gedeclareerd. Het automatisch doorboeken vanuit de agenda is een realtime gebeurtenis. Alles wat je aanpast, wordt ook automatisch aangepast in het declaratiescherm.
Door de vele automatiseringen kent onze EPD software een zeer lage foutgevoeligheid.
Echter, jij bepaalt wat er wel en niet automatisch gaat en hebt altijd de mogelijkheid om achteraf iets aan te passen.
Nee, wij tellen de behandelingen en zetten deze automatisch om van declaratie naar factuur wanneer nodig.
Voorbeeld hiervan is bij de 21e behandeling bij een chronische code en wanneer een kind 18 jaar wordt.
Fysiomanager weet waar de declaratie en/of factuur heen moet a.d.h.v. de MDC, de polis van de patiënt en het aantal geleverde behandelingen.
Ook de uitzonderingen (bijvoorbeeld specifieke eisen van de zorgverzekeraar) zijn bekend bij Fysiomanager, hierdoor is dit systeem waterdicht.
Nooit zelf series maken, meetellen en omzetten!
Maar wil je het toch liever anders? Ook dat kan; jij blijft aan de knoppen!
Retourinformatie wordt altijd automatisch realtime binnengehaald. Dit betekent echter niet dat je altijd bezig met retourinformatie verwerken.
Door de vele automatiseringen en controles heb je minimaal op te lossen retourinformatie; dus zeker niet elke dag!
Patiënten kunnen direct betalen met iDEAL/Wero. Hiervoor is een koppeling met Mollie nodig.
Wanneer je patiënt via iDEAL, pin of contant betaald wordt de factuur direct afgeletterd.
Wanneer je patiënt via de bank het bedrag overmaakt dan moet de factuur nog afgeletterd worden door middel van het verwerken van de bankafschriften.
Veiligheid
Voor de beheerder is een overzicht in te zien en uit te draaien waarin wordt getoond welke medewerkers, die geen behandelrelatie hebben met de patiënt, toch het dossier hebben ingezien. In verband met de AVG is het voor jou en je organisatie belangrijk om deze informatie inzichtelijk te hebben om daar eventueel actie op te kunnen ondernemen. Het overzicht is te vinden via Hoofdmenu – Beheer – Logging.
Binnen Fysiomanager wordt de behandelrelatie geregeld met de ‘verantwoordelijke behandelaar(s)’ op het behandeltraject. Als een medewerker daar niet geselecteerd staat, en deze medewerker opent het scherm van de procedure of het dashboard, dan wordt deze actie gelogd. Ook wordt het wijzigen van een verantwoordelijk behandelaar door een niet-verantwoordelijk behandelaar gelogd.
Wij zijn NEN 7510 en ISO/IEC 27001 gecertificeerd. Dit garandeert een veilige werkomgeving.
Fysiomanager Ontzorgd
Al je declaratiewerkzaamheden worden door ons overgenomen; van het verzenden van de declaratie tot en met het verwerken van de retourinformatie.
Hier lees je meer en kun je je opgeven voor deze dienst. Wij vragen voor deze dienst een kleine vergoeding.
Wij voldoen aan de hoogste veiligheidsnormen en dit wordt jaarlijks getoetst door een extern bureau.
Door de ingebouwde extra controle worden mogelijke fouten tijdig onderschept. Mocht er toch een fout gemaakt worden dan wordt dit zo snel mogelijk voor je opgelost.
Ja, zeker. Het zijn jouw declaraties. Hier houdt je altijd inzage in.
Online Plannen
Je patiënt kan zelf online een eerste of vervolgafspraak inplannen. Ook een afspraak annuleren of wijzigen kan online.
Het mooie van Online Plannen is dat er gewerkt kan worden met aandachtsgebieden. Dit betekend dat je aan kunt geven dat therapeut x een schouderspecialist is en therapeut y alles over knieën weet. Zo maakt de patiënt altijd bij de juiste therapeut een afspraak.
Echter: jij houdt de touwtjes in handen. Wil jij niet dat jouw patiënten online hun afspraken kunnen inplannen of wijzigen? Dan zet je deze functie niet open.
Meer weten? Lees dan hier verder.
Nee, je vrije tijd blijft gewoon van jou.
In je persoonlijke weekindeling geef je aan op welke momenten gepland mag worden. Hier kun je ook gewoon je vrije dagen in aangeven.
Nee, Online Plannen is een handig hulpmiddel waarmee je tijd bespaart op je administratie:
- Online gemaakte afspraken staan direct als patiëntkaart in de agenda van de betreffende therapeut;
- De NAW gegevens van een zojuist ingeplande afspraak worden gecontroleerd met de huidige NAW gegevens en waar nodig aangepast;
- Wanneer een afspraak wijzigt krijg je hier direct bericht van: je agenda is dus direct bijgewerkt.
MijnZorgtoegang
Met MijnZorgtoegang stuur je vooraf en tijdens het behandeltraject vragenlijsten naar jouw patiënt.
Door de volledige integratie met onze EPD software zijn de ingevulde vragenlijsten direct beschikbaar in het patiëntdossier. Hier hoef je geen extra handeling voor te doen.
Meer weten over MijnZorgtoegang? Lees dan hier verder.
Nee, je geeft zelf aan welke vragenlijsten je patiënt moet invullen. Dat zullen er niet meer zijn dan je nu uitvraagt. Het grote voordeel is dat je patiënt dit nu niet in de behandeltijd doet maar voor- of na de behandeling.
Wanneer je al voor 2018 met Fysiomanager werkt heb je niet standaard MijnZorgtoegang in je pakket.
Deze functie zit vanaf 2018 standaard in ons pakket. De kosten voor het werken met Fysiomanager zijn vanaf 2018 voor nieuwe klanten verhoogt.
Je kunt nu voor een kleine bijdrage MijnZorgtoegang aanvragen voor jouw praktijk.
Meer weten over MijnZorgtoegang? Lees dan hier verder.