Fysiomanager lanceert online plannen voor een efficiëntere praktijkvoering
Al enige tijd zijn we bij Fysiomanager bezig met het ontwikkelen van de functie ‘online plannen’. Een functie die het niet alleen mogelijk gaat maken voor uw patiënten om zelf afspraken in te plannen in uw agenda, maar ook bijdraagt aan een efficiëntere praktijkvoering en besparingen.
Geen gemakkelijke functie om zomaar even te implementeren in ons EPD systeem, maar wel een zeer waardevolle voor uw praktijk. Dit betekent namelijk dat u binnenkort handen overhoudt en meer nieuwe patiënten bereikt. Hoe online plannen werkt, vertellen we graag hieronder.
Wat is online plannen?
Online plannen bij Fysiomanager begint met het feit dat patiënten online een eerste afspraak kunnen plannen in uw Fysiomanager agenda. Via uw eigen website kunnen nieuwe patiënten, of bestaande patiënten die een nieuwe behandeling ingaan, op uw website een afspraak maken. Deze komt dan in uw agenda te staan en de patiënt krijgt hier een melding van per e-mail, mét een iCal uitnodiging, zodat ook de patiënt de afspraak direct in zijn of haar agenda kan plaatsen.
Maar er is meer…
Wanneer een nieuwe patiënt zich heeft aangemeld via uw website, wordt deze automatisch aangemaakt in Fysiomanager. Alle gegevens worden één op één overgenomen. U hoeft de nieuwe patiënt dus niet zelf in het EPD systeem te plaatsen. Voor de patiënt ontstaat er op dat moment een online portaal. Hier kan de patiënt wijzigingen doorgeven en ook vragenlijsten invullen. U kunt volledig automatisch de vragenlijsten klaar laten zetten. Zodra uw patiënt deze vragenlijsten heeft ingevuld, worden de antwoorden automatisch in Fysiomanager geplaatst. U heeft dus alle nodige informatie van de patiënt om een behandeling te starten, nog vóór u deze heeft gezien.
Het afsprakenformulier en de agenda zijn bovendien gemakkelijk aan uw website toe te voegen en zijn volledig aangepast aan de stijl van uw eigen website.
Volledige controle over uw eigen agenda
Dat uw patiënten ‘toegang’ krijgen tot uw agenda, betekent niet dat u de controle verliest. Sterker nog, u heeft volledig controle over ieder mogelijk element, waardoor uw patiënten slechts kunnen plannen in de door u toegeschreven dagen en tijdsvlakken. Daarnaast houdt de functie online plannen rekening met nog veel meer door u in te stellen opties.
U kunt zelf een uitgebreide keuzeselectie instellen voor u aan de slag gaat met online plannen. Zo kunt u instellen voor welke locaties, therapeuten en specialisaties u wilt dat patiënten kunnen plannen. Omdat de roosters van uw collega’s in Fysiomanager bekend zijn, houdt het systeem rekening met locaties en werktijden. Dit gaat volledig automatisch. Zo kan het nooit voorkomen dat er een afspraak wordt gemaakt op een verkeerde locatie of op een tijdstip dat de betreffende therapeut niet aanwezig is.
Tevens kunt u zelf bepalen hoe ver van te voren patiënten de afspraak online kunnen maken. Wilt u dat tot maximaal 24 uur van te voren online afspraken gemaakt mogen worden, of wilt u juist nog wat lege plekken laten opvullen op de dag zelf, u bepaalt het zelf. Ook kunt u aangeven tot hoever vooruit de afspraken gemaakt kunnen worden. Wilt u patiënten de optie geven om slechts twee weken vooruit te kunnen plannen, of stelt u uw agenda van volgende maand ook alvast open. Al deze instellingen zijn eenvoudig in te stellen en te allen tijde aan te passen.
Wat betekent dit voor uw patiënten?
Voor uw patiënten betekent het dat ze gemakkelijk en snel een afspraak kunnen plannen en daarbij ook nog eens wensen kunnen aangeven. Willen zij specifiek door een man of een vrouw gezien worden, of misschien wel door een specifieke therapeut. U bepaalt zelf welke selectie de patiënt kan maken. Maar ook kunt u vragen stellen als: komen zij via een verwijzing en welk aandachtsgebied betreft de klacht. Op die manier wordt de afspraak automatisch geplaatst in de agenda van de juiste therapeut. Uw kniespecialist zal niet belast worden met schouderklachten en vice versa.
Wanneer de patiënt de vragen en wensen heeft ingevuld, ontstaat er een agenda met verschillende tijdsvlakken. Het enige dat de patiënt hoeft te doen is het selecteren van de tijd die hem of haar het beste uitkomt en de afspraak te bevestigen. De beschikbare vragenlijsten worden nu aan de patiënt gepresenteerd en een bevestiging wordt per email toegestuurd.
Waarom online plannen?
Zoals u hierboven heeft kunnen lezen heeft online plannen voor u als praktijk voornamelijk een ontzorgende functie. U vermindert het telefoonverkeer naar de praktijk en nieuwe patiënten worden automatisch aangemaakt binnen het EPD. Een tijdbesparing die op jaarbasis een grote kostenbesparing voor u kan betekenen. Tevens zult u patiënten bereiken die u anders misschien niet bereikt had. Mensen die vergeten te bellen of het vervelend vinden om te bellen, kunnen nu eenvoudig direct een afspraak plannen. Voor de patiënt is online plannen een fijne en efficiënte service. Geen wachttijden meer voor uw patiënten aan de telefoon en zelf kiezen uit de beschikbare tijden. Het aantal aanvragen voor uw praktijk zal naar waarschijnlijkheid dan ook stijgen.
Wanneer kunt u online plannen gebruiken voor uw praktijk?
Op dit moment zit de functie online plannen in de pilot fase, hetgeen betekent dat we drie praktijken in Nederland hebben gevraagd om het online plannen te ‘testen’ voor we deze beschikbaar maken voor alle Fysiomanager gebruikers. Naar verwachting zal deze pilot fase enkele weken duren. De feedback van deze praktijken zal er voor zorgen dat het online plannen nóg verder geoptimaliseerd kan worden, zodat het binnenkort ook uw praktijk optimaal kan ontzorgen. Houd onze nieuwsbrief, social media en website in de gaten over nieuws rondom online plannen.
Bekijk hoe online plannen werkt voor u en uw patiënten