Chat with us, powered by LiveChat

Fysius:”Fysiomanager is de basis voor de totale bedrijfsvoering.”

Fysiomanager trekt veel grote praktijken aan. Begrijpelijk, want de software leent zich bij uitstek om ook grootschaliger praktijken efficiënt te servicen. Een mooi voorbeeld van een grote praktijk die recent op Fysiomanager overstapte, is Fysius. Met 35 vestigingen en meer dan 140 rugexperts in dienst, is Fysius gespecialiseerd in rug, nek en bekken. Fysius biedt kwalitatief hoogwaardige zorg middels het wetenschappelijk onderbouwde behandelconcept.

Wetenschappelijk onderzoek is een belangrijke factor binnen Fysius. Eén van de medewerkers is bezig met een promotie onderzoek aan de Radboud Universiteit en Fysius investeert veel in data-analyse om de zorg continu te optimaliseren en te verbeteren. In de eigen Fysius Academy leidt Fysius fysiotherapeuten op tot rugexperts. Op 19 februari 2021 spraken we met Eline Termaat, inmiddels drie jaar directeur van Fysius.

Eline, fijn dat je aan dit interview wilt meewerken. Ik trap maar gelijk af: hoe is het is het zo gekomen dat jullie de stap naar Fysiomanager hebben gezet?​

Laat ik beginnen te zeggen dat het niet onze insteek was om per se een andere softwareleverancier te kiezen. Wat we wilden was antwoord krijgen op de al geruime tijd sluimerende vraag: is het pakket dat we gebruiken nog 100% van deze tijd en passend bij onze groeiambitie? Een deel van het antwoord hadden we. We wisten dat er pakketten waren ‘in the cloud’, waarbij bijvoorbeeld de patiëntenadministratie van alle vestigingen in één administratie zitten. Dat hadden wij niet. Bij ons had elke vestiging een eigen administratie, waardoor er veel handmatige werkzaamheden verricht moesten worden in alle onderdelen van het proces.

Wanneer er een cliënt belde voor een afspraak in de vestiging Amsterdam, moesten we eerst de patiëntenadministratie van Amsterdam opstarten. Als we informatie wilden verzamelen over operationele resultaten, moesten we 35 queries draaien om deze vervolgens handmatig samen te voegen. En dat geldt ook voor de financiële administratie; ook daar hadden we veel extra werk aan het samenvoegen van de cijfers van alle aparte administraties. Met 35 vestigingen inefficiënt en foutgevoelig.

Kun je aangeven hoe jullie de marktoriëntatie hebben aangepakt?

Fysius is een organisatie die snel schakelt en zaken strak georganiseerd heeft. Zo zijn we bij deze oriëntatie ook te werk gegaan. We hebben eerst 4 deelprojectgroepen opgestart met in elke deelprojectgroep een aantal specialisten op dat gebied: medisch, cliënten, administratie en operatie. Per deelproject hebben we de belangrijkste wensen en eisen geformuleerd. Vervolgens hebben we drie aanbieders geselecteerd en uitgenodigd voor een gesprek, waaronder onze toenmalige leverancier.

Tijdens deze gesprekken hebben we een zorgvuldige toetsing gedaan op de belangrijkste wensen en eisen. Na deze sessies kwam er een unaniem advies uit de 4 deelprojectgroepen: kies voor Fysiomanager.
Overigens goed om te melden is dat wij uiteindelijk niet alleen geswitcht zijn van EPD, maar ook ons boekhoudpakket, salarisadministratie, urenregistratiesysteem en facturensysteem hebben vervangen. Kortom: onze hele ICT-omgeving is aangepast. Best een serieus project…

Indrukwekkend. Nog even terug naar de oriëntatiefase: wat kwam daarin nu precies naar voren?

Het werd ons al snel duidelijk dat Fysiomanager hoog scoort op alle aspecten. Waarmee niet gezegd is dat de overige twee aanbieders slecht scoren, zeker niet. Elk pakket heeft goede features en kanten. Toch kwam Fysiomanager op onze belangrijkste wensen en eisen als beste uit de bus. Daarnaast hebben wij de gesprekken met Fysiomanager als heel prettig ervaren: realistisch, inhoudelijk sterk en altijd gericht op onze specifieke wensen.

“Wij zijn nogal veeleisend als het gaat om Business Intelligence: Fysiomanager maakt het mogelijk om onze data, eenvoudig te ontsluiten en te koppelen aan data die we nog meer hebben”
Eline Termaat-Brinkman
Algemeen Directeur Fysius

Kun je aangeven wat de doorslag gaf om voor Fysiomanager te kiezen?

Fysiomanager scoort hoog op alle aspecten, doorslaggevend waren 3 aspecten:

  1. Het onderbrengen van al onze vestigingen in één administratie, waardoor we een fikse efficiencyslag gemaakt hebben. Hierdoor is onze schaalbaarheid enorm vergroot en staan we klaar voor verdere groei;

2. De koppeling met Twinfield, Nmbrs, Basecone en Qlik Sense, waardoor onze ‘spaghetti’ aan verschillende gekoppelde systemen is teruggebracht. Hierdoor kunnen we veel eenvoudiger data ontsluiten en diepgaander analyseren.

3. De eenvoud in het declaratieproces. Hierdoor hebben wij de keuze kunnen maken om afscheid te nemen van onze factoring-partner. Het declareren doen wij nu volledig in eigen huis. Dit levert een fikse kostenbesparing op. Dit terwijl het aspect prijs/kosten niet eens deel uitmaakte van onze beslissing.

Wat bedoel je precies met die laatste opmerking, was prijs niet belangrijk?

Prijs is natuurlijk altijd belangrijk. Maar onze primaire insteek was te onderzoeken welk pakket het best past bij onze organisatie en onze groeiambitie. Niet primair gericht op kostenbesparing. Met Fysiomanager hebben we nu niet alleen het pakket dat optimaal aansluit bij onze wensen en eisen, maar we hebben ook flink wat kosten kunnen besparen in ons totale bedrijfsproces. De keuze voor Fysiomanager heeft ons meer gebracht dan alleen een switch van EPD: het is een totaaloplossing voor praktijken en grote organisaties als de onze. Fysiomanager is de basis voor de totale bedrijfsvoering: van EPD t/m declaratie, administratie en Business Intelligence. Door de koppelingen die tussen alle systemen bestaan, hebben wij veel winst kunnen behalen

Zoals gezegd was onze overstap op Fysiomanager aanleiding om ook te switchen op andere ICT systemen: we werken nu met Twinfield, wat een goede combi vormt met Fysiomanager. Ook zijn we overgestapt op nieuwe software voor onze salarisadministratie, onze facturatiesoftware en onze urenregistratiesoftware. Afgelopen maand adviseerde Fysiomanager ons pro-actief om te kijken naar een nieuw systeem voor debiteurenbeheer. Dit was een zeer welkom advies, want hierdoor hebben we ook dit proces volledig geautomatiseerd kunnen inrichten. Dat is niet alleen goedkoper, maar ook veel klantvriendelijker. Het spreekt ons aan dat Fysiomanager breder meedenkt dan alleen EPD. De overstap heeft ons winst opgeleverd in onze totale bedrijfsprocessen

Maak je eigen Fysiomanager. Fysiomanager heeft diverse diensten in de software geïntegreerd die de praktijkvoering verder ondersteunen.

Fysiomanager heeft diensten geintegreerd van: Twinfield Easy Office Online Smart Fysio Fact4Fysio VeCoZo Landelijke Database Fysiotherapie Physitrack Chronisch ZorgNet MediQuest Fytek NVMT ZorgDNA ZorgDomein Keurmerk Fysiotherapie ZorgMail

Eline, wat viel jou op in het hele traject?

Ik heb gemerkt dat in de omgeving terughoudend gereageerd werd op ons voornemen en besluit om over te stappen. Het beeld leeft dat overstappen een risicovolle exercitie is en veel rompslomp met zich meebrengt. Ik kan uit ervaring zeggen dat overstappen prima te doen is. Het vraagt absoluut organisatievermogen en verandervermogen in je organisatie, zeker als je je volledige ICT omgeving migreert zoals wij dat gedaan hebben. Want niet alleen een systeem verandert, maar ook veel werkprocessen.

Tegelijkertijd zorgde dit er ook voor dat wij onze ingesleten processen, waar wij al 13 jaar mee werkten, samen met onze nieuwe partner eens goed onder de loep genomen hebben. Al snel bleek dat wij activiteiten uitvoerden die niet meer noodzakelijk waren. Ook op dat front hebben we een mooie slag geslagen. 
En ik heb gezien dat de snelheid waarmee de volledige migratie georganiseerd is, bijzonder kort was. Tussen de allereerste kennismaking met Fysiomanager eind juni tot en met de concrete overstap op 1 oktober, zaten nog geen vijf maanden. Terwijl met de overstap ruim 20 miljoen records overgezet zijn naar Fysiomanager.


Tenslotte nog een laatste vraag. Is er dan niets dat ‘tegenvalt’?

Natuurlijk zijn er onderdelen die nog niet optimaal werken. In elk systeem zitten aspecten die niet optimaal aansluiten bij je organisatie en daar moet je samen met de leverancier aan werken. Dat geldt ook voor Fysiomanager. Dat gaat in een goede samenwerking, met realisme over de oplevertermijn. Tot op heden is er één punt waarbij de aanpassing langer duurt dan gewenst, dat is natuurlijk vervelend, maar als ik uitzoom en kijk naar het totale traject, dan kan ik inderdaad niet anders dan tevreden zijn. We zijn blij met Fysiomanager en ik denk dat ik kan zeggen dat dat wederzijds is. Want door onze samenwerking krijgt Fysiomanager nog beter inzicht in wat grotere paramedische organisaties nodig hebben. Fysiomanager neemt onze wensen mee in haar verdere productontwikkeling, waardoor het pakket steeds verder verbeterd wordt. Je zou onze samenwerking een echte win-win situatie kunnen noemen.

Meer weten? Lees dan hier het interview met Iris, rugexpert bij Fysius en zo een (inmiddels) ervaren Fysiomanager-gebruiker!

Ook meer winst halen uit je bedrijfsvoering?